Encore connus sous la dénomination d’indemnité kilométrique, les frais kilométriques s’avèrent des allocations relatives payées par un employeur à son salarié. Ces frais kilométriques sont payés lorsque l’employé engage des dépenses dans le cadre de l’utilisation de véhicules personnels pour le compte d’une mission de l’entreprise. Le paiement de ces frais ou indemnités kilométriques répond à des exigences et des normes réglementaires. Découvrez, dans cet article, comment un employeur peut rembourser les frais kilométriques en 2024 ? Focus !
Comment fonctionnent les frais kilométriques ?
Comme nous l’avons dit plus haut, les indemnités kilométriques sont les frais que l’employeur rembourse suite à l’utilisation de véhicules personnels pour des missions professionnelles de son entreprise. Les véhicules concernés par ce remboursement de frais kilométriques sont tous les véhicules personnels motorisés ou électriques tels que :
- les voitures,
- les véhicules à deux roues (scooters, motocyclettes par exemple),
- les cyclomoteurs ;
- etc.
Il faut noter que depuis 2016, les indemnités kilométriques ont connu une évolution et prennent en compte, en plus des véhicules motorisés, d’autres types de transport. On parle de frais de mobilité durable. Les types de transport concernés sont les vélos (IKV), les transports publics, les services de covoiturage, etc.
Pour payer ses frais kilométriques ou indemnités kilométriques, l’employeur a deux options choisies par le salarié :
- une déduction forfaitaire de 10 % sur les revenus imposables ;
- ou une déduction des frais réels engagés dans l’accomplissement des missions professionnelles.
Cette deuxième option se base sur le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale.
Quel est le barème des frais kilométriques en 2024 ?
Le barème kilométrique est l’outil de référence que l’employeur utilise pour calculer les indemnités kilométriques de ses collaborateurs internes. Ce barème repose sur un ensemble de facteurs ou d’éléments que sont :
- la puissance fiscale ou administrative du véhicule ;
- la dépréciation ou la décote du véhicule ;
- les frais relatifs à l’entretien ;
- les frais relatifs à la consommation du carburant ;
- les indemnités d’assurances ;
- les dépenses relatives aux pneus.
Comment calculer les frais kilométriques en 2024 ?
Le calcul des frais ou des indemnités kilométriques peut s’effectuer pour deux types de trajets :
- le trajet travail-domicile ;
- les trajets professionnels.
Trajet domicile-travail
Dans le cas du trajet domicile-travail, lorsque la distance qui sépare le domicile du salarié de son lieu de travail est inférieure ou égale à 40 km, c’est la totalité de la distance effectuée qui est prise en compte. Lorsque la distance domicile-travail est supérieure à 40 km, la distance kilométrique prise en compte ne dépassera pas les 40 km par trajet effectué.
Trajets pour les missions professionnelles
Pour les trajets professionnels, le kilométrage correspond aux trajets effectués lors des déplacements professionnels du salarié dans le cadre de :
- missions auprès des prestataires externes (clients ou fournisseurs) ;
- des ateliers de formations professionnelles, des salons ou des séminaires de travail ;
- des séances de travail professionnel.
Comment utiliser le barème pour calculer l’indemnité kilométrique
Pour déterminer les frais kilométriques à partir du barème kilométrique, l’employeur prendra en compte la puissance fiscale du véhicule, le type de véhicule et la distance parcourue. À titre d’exemple, en utilisant une partie du barème kilométrique publié en 2023, on peut déterminer les voitures et, pour une distance inférieure ou égale à 5000 km, l’indemnité kilométrique (M) d’un salarié en utilisant les données suivantes :
- distance inférieure ou égale à 5000 km
- puissance fiscale inférieure ou égale 3 CV : M = d x 0,529 ;
- puissance fiscale de 4 CV : M = d x 0,606 ;
- puissance fiscale de 5 CV : M = d x 0,636 ;
- puissance fiscale de 6 CV : M = d x 0,665 ;
- puissance fiscale supérieure ou égale à 7 CV : M = d x 0,697
Exemple : un salarié parcourt 4700 km par an avec une voiture de 6 CV, l’indemnité kilométrique à lui payer est de 4 700 x 0,665 = 3 125.5 euros.
Pour les deux roues dont le cylindré est supérieur à 50 cm³, par exemple, lorsque la puissance de la motocyclette est 1 ou 2 CV et que la distance parcourue est inférieure ou égale à 3 000 km, le montant des indemnités kilométriques est égal : M = d x 0,395.
