Le télésecrétariat est un métier à l’origine dédié au secteur médical. Cependant, vu son utilité, il a été adopté dans tous les autres domaines d’activité. Que faut-il savoir sur ce métier ? Quelles sont les fonctions d’un télésecrétaire ? Quels sont les avantages que vous offre cette profession ? Pour avoir des éléments de réponses à ces différentes interrogations, lisez cet article.
Télésecrétariat : Qu’est-ce que c’est ?
Créé depuis les années 1980, le télésecrétariat représente un métier d’une grande importance. C’est une profession née de l’apparition de l’externalisation des tâches administratives. Il représente plus particulièrement une entité autonome soumise à la charge d’une entreprise. C’est une activité qui se trouve en plein essor. Elle regroupe le rôle d’assistance ou de secrétariat d’une entreprise. Placée sous la responsabilité d’un télésecrétaire, cette profession contient un certain nombre de fonctions qui méritent bien d’être détaillées.
Les fonctions d’un télésecrétaire
Pratiquer le métier de télésecrétariat n’est pas une activité aisée. Un télésecrétaire est une personne qui assure, de près ou à distance, la gestion administrative d’une entreprise. Il doit par exemple :
- Gérer les appels téléphoniques au sein de l’entreprise,
- S’occuper du classement des documents professionnels,
- Réaliser les saisies des données de l’entreprise.
Il est également chargé de prendre les rendez-vous pour le compte de la société. La rédaction des devis ainsi que la mise à jour de l’agenda du chef d’entreprise font aussi partir des fonctions du télésecrétaire.
De plus, ce dernier devra rester en contact permanent avec la clientèle afin d’assurer une parfaite collaboration de ceux-ci avec l’entreprise. Les retranscriptions des documents sont également assurées par la personne qui occupe ce poste. Bien qu’étant accessible à toute catégorie de personne, le télésecrétariat se trouve féminisé. Près de 97 % des télésecrétaires sont des femmes. Celles-ci doivent présenter une belle image reflétant la qualité et la fiabilité de l’entreprise.
Par ailleurs, ce métier nécessite certaines qualités. Le télésecrétaire doit être totalement flexible et avoir une maitrise de soi. Il doit avoir une oreille d’écoute vis-à-vis de la clientèle et une attention particulière à l’endroit du personnel.
Les avantages du télésecrétariat
Le télésecrétariat est très important pour le suivi des start-ups. Pour une entreprise naissante, disposer d’un télésecrétaire relève d’un besoin indispensable. Sa présence au sein de la société représente une solution sur mesure pour l’évolution de l’entreprise. Comme atouts sur le marché, le télésecrétaire assure l’économie des ressources.
De même, étant l’assistant de la direction, il dispose du droit de véto. La réception de toute sorte d’appels téléphoniques passe nécessairement par le biais de ce dernier. Il s’agit d’une personne disposant d’un excellent sens de rigueur et très bien organiser. Aussi, il dispose d’une capacité de s’exprimer dans plusieurs dialectes. Ce critère est très important et assez recherché par les entreprises. Le télésecrétaire peut également évoluer en tant que régulatrice ou superviseur de certains services. Excellent sur le plan d’économique, il peut également assurer une gestion parfaite des salariales du personnel.
Comment devenir un télésecrétaire ?
Le métier du télésecrétariat relève dans un premier temps de la volonté du pratiquant. Pour l’exercer, il est indispensable d’avoir à sa disposition certains atouts. Pour être un télésecrétaire, il faut savoir manipuler l’outil informatique. La maitrise du logiciel de gestion de planning à l’administration est primordiale. Il sied de rappeler que la maitrise de plusieurs langues est essentielle à la pratique du métier.
Devenir un télésecrétaire dépend surtout de la qualité de la formation obtenue. Pour cela, plusieurs structures existent pour assurer une parfaite formation dans ce domaine. Il s’agit entre autres de l’association nationale pour le développement du télétravail (ANDT), des groupements d’établissements publics locaux d’enseignement (GRETA). Il existe également des associations nationales pour la formation professionnelle des adultes (AFPA) qui forme aussi dans le domaine du télésecrétariat.
