Vous êtes libre de confier l’organisation de vos événements à une entreprise spécialisée dans le domaine. Mais il est important que cette dernière puisse cerner votre problématique afin d’élaborer un projet qui répond à vos objectifs spécifiques. Elle devra apporter de la plus-value à l’événement sans porter atteinte à vos valeurs et faire naître de la joie dans le cœur des participants. Pour choisir une agence événementielle capable de fournir tout cela, il vous faut observer certains critères. Découvrez-les en lisant cet article.
Quel genre d’événements une agence événementielle prend-elle en compte ?
Lorsque vous décidez de choisir une agence événementielle, il est important de l’appréhender. Pour ce faire, les réponses aux questions suivantes vous permettront de la situer dans son domaine d’intervention et d’activité.
- Les types d’événements organisés (soirée d’entreprise, wedding planner, salons, etc.) et leur taille ;
- Organisation B to B ou B to C ;
- Gestionnaire direct des marchés ou sous-traitants ;
- Nombre d’événements réalisés par an ; etc.
Ainsi, vous pourrez faire le lien entre les activités de l’agence et vos besoins suivi de ce que vous désirez proposer aux participants.
Quel est le portefeuille client de l’agence ?
Il présente le type de client que l’entreprise a pour habitude côtoyer. Pour choisir une agence événementielle, il s’agit là d’un critère à ne pas négliger. En effet, la qualité des collaborateurs, leur notoriété et leur importance numéraire font état de l’expertise, du caractère professionnel et des réussites de l’entreprise d’organisation.
Si le prestige de certains noms dans le portefeuille peut influencer votre choix, il est aussi important de consulter le degré d’implication (organisateur principal ou sous-traitant) de l’agence.
Entre autres, un portefeuille rempli de clients peu connus est aussi louable. Il exprime parfois le désir qu’à l’agence de prendre totalement en charge les projets qui lui sont confiés. Ceci dans l’intention d’agir librement et de façon très autonome auprès de prospects moins connus et de petites tailles.
En choisissant votre agence évent, il serait de bon ton que cette dernière ait l’habitude de traiter avec la catégorie de clientèle que vous êtes. Ainsi, vous serez mieux compris et bien servi.
Quels sont les avis des clients vis-à-vis des prestations de l’agence événementielle ?
Pour choisir une agence événementielle, faites un tour sur le site web officiel (si elle en dispose) de cette dernière. Vous pourrez y consulter les évaluations données par ses précédents clients. Faites de même pour les publications sur les organisations passées réalisées pour le compte d’autres tiers.
Pour plus d’assurance, vous avez la possibilité de demander le contact de quelques-uns de ses clients. Ces derniers vous donneront leurs avis sur le service qui leur avait été fourni.
Quelle impression gardez-vous de votre premier contact ?
La première rencontre avec l’équipe qui sera en charge de votre événement est très importante. Elle vous permet d’apprécier l’engouement qui sera autour de votre projet et peut-être vous dira la qualité de service qui vous sera offerte. Sur ce plan, pour choisir une agence événementielle, vous devez observer certains points.
- L’agence, est-elle en train de cerner vos besoins ?
- La compagnie événementielle s’intéresse à votre projet ? Est-elle enthousiaste à l’idée ? Est-elle attentionnée vis-à-vis de vous ?
- Quel est le niveau de dynamicité de l’agence et son lot de curiosité ?
- Quel est leur niveau d’écoute ?
Les réponses à ces questions précédentes, si elles sont favorables, vous rassurent de la confiance mutuelle qui pourrait s’ériger entre vous. Par la suite, la présence d’un chef de projet comme contact direct permet de ne pas perdre de temps et vous évite le stress au cours de la mise en place. Il doit être accompagné d’une équipe dynamique et chaleureuse.
Quel est le niveau d’expertise de l’agence événementielle ?
Choisir une agence événementielle n’est pas une mince affaire. Il serait donc préférable de connaître avec précision son domaine de prédilection ou savoir si elle détient plusieurs cordes à son arc. Tout ceci revêt de sa capacité à organiser un événement sur mesure en prenant tous les paramètres en considération.
Ainsi, l’agence doit être détentrice de toute l’expertise lui permettant de répondre aux deux types de missions à accomplir dans la conception d’un événement. Il s’agit de :
- Conseil et proposition ;
- Opération pour la réalisation et la gestion des projets.
Pour finir à ce niveau, il vous faut revisiter ses propositions d’experts à l’instar de :
- Mise d’un produit sur le marché ;
- Soirées ;
- Séminaire ;
- Anniversaire ;
- Défilé ; etc.
Le choix d’une agence événementielle doit également tenir compte de sa capacité à gérer la logistique, la scénographie, l’animation digitale ou classique, le côté technique (sono, vidéo, etc.), transport, communication …
Quel est son niveau de compétence ?
La compétence demandée pour choisir une agence événementielle renvoie beaucoup plus à :
- La qualification professionnelle de son personnel ;
- Son année d’expérience en tant que conceptrice et organisatrice d’événements ;
- Sa compétence intellectuelle en conseil et élaboration ;
- Sa compétence opérationnelle en organisation et gestion des projets ;
- Sa rigueur et sa curiosité ; etc.
Quel est le prix de l’agence événementielle ?
Le budget figure comme le premier facteur dont-il faut se soucier pour certains lorsqu’il s’agit de choisir une agence événementielle. Mais ici, il vient en dernière position, car le fait de l’avoir en première position peut contraindre les personnes à opter pour des prestataires non-compétents.
Le budget que vous allouez à un projet ne doit en aucun cas vous faire baisser la garde sur les critères cités ci-dessus. Après les avoir observés, vous pouvez discuter avec l’agence de ce qu’elle peut vous offrir en conformité avec votre ressource si tant est qu’elle n’est pas importante. Au même moment, vous pouvez décider l’augmenter en raison des idées géniales qui vous sont proposées.
